9 Agosto 2019 Il ritmo giusto: i benefici del time management
Siamo nell’era della velocità. Ci sentiamo ripetere questa cosa spesso, ma vi siete mai fermati a riflettere su cosa significhi veramente? Siamo nell’era della velocità perché ci basta un secondo per mandare un messaggio dall’altro lato del mondo, perché partendo da Milano in 9 ore possiamo raggiungere New York, perché con pochi clic possiamo accedere a un database di informazioni praticamente infinito.
Paradossalmente, però, anche se riusciamo a fare tutto più velocemente, nelle nostre giornate non c’è mai abbastanza tempo.
Tutti abbiamo delle faccende che cerchiamo di portare a termine in fretta, per non aggiungerle alla lista infinita di cose che continuiamo a rimandare. E quando ci sembra arrivato il momento perfetto per ritagliarci un paio d’ore e leggere quel libro che si sta impolverando sul comodino da mesi o per visitare quel parco che vediamo sempre in macchina andando a lavoro, ecco che arriva qualcosa di più importante e più urgente che riporta il tempo per noi stessi in fondo alla lista.
Non dobbiamo però lasciarci travolgere così, dobbiamo imparare a gestire il nostro tempo per diventare più efficaci sul lavoro e trovare anche qualche ora da dedicare ai nostri desideri.
Partiamo con l’organizzare gli impegni lavorativi, imparando a programmare le attività secondo importanza e urgenza. Per fare questo esiste uno strumento tecnico molto utile: la matrice di Eisenhower. Abbiamo due assi, uno dell’urgenza e uno dell’importanza, incrociandosi questi creano quattro quadranti che ci tornano utili per gestire le priorità, organizzati in questo modo:
- Importante e urgente;
- Importante e non urgente;
- Non importante e urgente;
- Non importante e non urgente.
A questo punto, si distribuiscono tutti i nostri task nelle quattro categorie e si procede iniziando progressivamente dalle importanti e urgenti, fino ad arrivare alle non importanti e non urgenti. La cosa fondamentale in questo metodo è essere il più oggettivi possibili e rispettare le priorità che ci siamo imposti.
Partire ogni giorno dalle cose più importanti ed urgenti è la cosa migliore perché in questo modo possiamo dedicare la nostra mente fresca e riposata a ciò che è più complesso e tenerci per fine giornata le cose più leggere e veloci.
Un’altra cosa che spesso nell’ambito lavorativo non prendiamo in considerazione è il delegare. E se qualche impellenza la passassimo a un collaboratore di cui ci fidiamo e che è in grado di occuparsene? Potrebbe avere più tempo da dedicargli e affrontarlo con un punto di vista differente dal nostro. Delegando non perdiamo il controllo, anzi è nostro compito controllare che anche ciò che non facciamo venga eseguito nel modo migliore, ma libereremo parte del nostro tempo per poterlo organizzare in modo ottimale.
Organizzare il nostro tempo non lo rende immune agli imprevisti. A volte internet non funziona, l’ispirazione non arriva o quell’appuntamento per cui ti prepari da settimane salta. Alcune cose sfuggono per forza al nostro controllo, ma avere le idee chiare sulle priorità di ogni giorno ci permette di non restare stravolti e ci fa riprendere il ritmo velocemente.
Tiziana Recchia